17 Thủ Thuật Trên Google Drive Có Thể Bạn Chưa Biết (Phần 1)

Gần đây tôi chuyển từ Dropbox sang dùng Google Drive và phát hiện ra một vài lợi ích bất ngờ và khá hay ho. Dưới đây là danh sách những thủ thuật hàng đầu tôi đã học được qua việc “nghịch” Google Drive trong vài tháng qua.

1. Phối hợp hiệu quả với người khác

Google Drive đã sớm tạo nên những đột phá trên thị trường khi mà các tính năng hỗ trợ người dùng trong việc hợp tác với người khác của nó hiệu quả hơn bất kì công cụ nào khác. Cho đến giờ thì điều này vẫn còn đúng. Một cơ số người có thể cùng thao tác trên một tài liệu cùng một lúc và mọi việc vẫn diễn ra rất trơn tru. Dù mọi người sử dụng bất kì thiết bị nào, bạn sẽ luôn có thể quan sát chính xác những gì mọi người đang làm trong thời gian thực. Cùng với tính năng giúp người dùng lật lại lịch sử hoạt động rõ ràng, bạn có thể dễ dàng chỉ ra người chịu trách nhiệm cho việc xóa một ô trong bảng biểu chẳng hạn. Hiện nay Google Drive cho phép 200 người có thể cùng thao tác trên 1 tài liệu, và chỉ 50 người được phép truy nhập một tài liệu cùng một lúc, nhưng đối với 99% người sử dụng, như vậy là quá đủ.

2. Công khai chia sẻ tài liệu

Không chỉ chia sẻ và cộng tác với những người mà bạn mời, bạn còn có thể thiết lập tài liệu ở chế độ công khai (public), Khi đó, ai cũng có thể xem hoặc chỉnh sửa, do đó, người dùng vô danh có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn, miễn là họ có đường link truy cập.

17 Thủ Thuật Trên Google Drive Có Thể Bạn Chưa Biết

3. Kiểm soát quyền truy cập

Chỉ vì bạn muốn chia sẻ và cùng làm việc với những người khác, không có nghĩa là bạn để cho mọi người làm rối tung chúng lên. Do đó, Google đã cho người dùng khả năng kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu. Có bốn mức độ cho phép để người dùng lựa chọn, bao gồm chủ sở hữu (owner), biên tập viên (editor), người bình luận (commentor) và người xem (viewer).

17 Thủ Thuật Trên Google Drive Có Thể Bạn Chưa Biết

4. Tìm kiếm theo người

Nếu bạn là người sử dụng Google Drive thường xuyên, bạn có thể có một núi các văn bản được chia sẻ từ người khác. Đôi khi, thật là khó có thể nhớ chính xác tên của các tài liệu. Đừng lo lắng, có một giải pháp cho việc này. Trước tiên, bạn có thể kiểm tra thư mục Shared with me (“Chia sẻ với tôi”) để xem danh sách các tài liệu đã được chia sẻ với bạn. Nếu danh sách đó quá dài, chỉ cần tìm kiếm bằng tên người hoặc email, và Drive sẽ hiển thị danh sách tất cả các các tài liệu đến từ người đó.

5. Tăng cường trải nghiệm của bạn với Add-Ons

Nếu bạn đang tìm kiếm chức năng cải thiện tài liệu, hãy chú ý tới các add-ons. Có hằng hà sa số add-ons để bạn thử nghiệm cho cả tài liệu và bảng biểu.

17 Thủ Thuật Trên Google Drive Có Thể Bạn Chưa Biết

6. Đừng quên các ứng dụng

Có vô số các ứng dụng giúp người dùng làm việc trực tiếp với Google Drive. Hãy thử dùng Cloudconvert để chuyển đổi các tập tin sang định dạng bạn mong muôn. Và, đừng quên là ứng dụng dành cho Google Drive không nên bị nhầm lẫn với bộ ứng dụng tin học văn phòng của Google (Google Work).

17 Thủ Thuật Trên Google Drive Có Thể Bạn Chưa Biết

7. Kéo và thả để tải file lên

Để tải file lên Google Drive, hãy nhấp vào nút màu đỏ lớn ngay ở góc trái, và chọn chức năng “File Upload” (Tải lên). Tuy nhiên, bạn không cần phải trải qua một số bước với vài cú nhấp chuột và thao tác tìm file hay folder trong máy. Bạn có thể kéo và thả file từ cửa số Windows Explorer hoặc MacOS Finder ngay vào thư mục trên Google Drive và file sẽ tự động được tải lên.

8. Sử dụng Google Drive trên điện thoại để quét và nhận dạng ký tự quang học

Bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Drive trên điện thoại để chụp ảnh của các tài liệu, bảng hiệu, danh thiếp v.v và để bộ nhận dạng ký tự quang học (OCR) quét chúng và làm cho những nội dung này trở nên tìm kiếm được; hoặc lưu dưới dạng .pdf và file này sẽ được tự động tải lên Drive của bạn.

17 Thủ Thuật Trên Google Drive Có Thể Bạn Chưa Biết

Trên đây là 17 Thủ Thuật Trên Google Drive Có Thể Bạn Chưa Biết (Phần 1). Xem phần 2 tại đây

Add Comment